Cómo son las políticas de la empresa sobre bleisure es uno de los puntos claves en los viajes corporativos hoy día. Por ejemplo, un empleado pide extender tres días su próximo viaje de trabajo para conocer la ciudad con su pareja. Otro, meses atrás, hizo lo mismo sin pedir nada, simplemente cambió su vuelo de regreso y avisó por Slack. La empresa aprobó ambos casos, pero con criterios distintos, porque en realidad no existe un criterio: cada situación se resuelve sobre la marcha. Esta nota parte de ese escenario, muy habitual, y no de la pregunta “¿conviene que la empresa permita el bleisure?”, sino de una más concreta: si de todos modos ya está ocurriendo, ¿qué necesita estar resuelto por escrito para que no genere conflictos?
Esta pieza completa, desde la perspectiva de la empresa, un recorrido que empezamos explicando qué es el bleisure y cómo lo planifica quien viaja. Aquí el lector no es el viajero, sino quien diseña o administra la política de viajes: recursos humanos, administración, un travel manager o, en una empresa pequeña, directamente quien autoriza los gastos.
Por qué una empresa necesita definir esto por escrito
Confiar en el buen criterio de cada empleado funciona hasta que deja de funcionar. Sin una política explícita, dos empleados en situaciones comparables pueden recibir tratamientos distintos según quién los supervise o qué tan cómodo se sienta cada uno pidiendo una excepción. Esa desigualdad, aunque no sea intencional, suele generar más fricción interna que cualquier norma clara, por restrictiva que sea.
El otro riesgo aparece cuando algo sale mal. Si un empleado sufre un problema de salud, un robo o un accidente durante los días personales de un viaje que empezó siendo laboral, la falta de una definición previa sobre qué cubre la empresa y qué no complica enormemente la respuesta, justo en el momento en que se necesita actuar rápido y con claridad.
Definir esto por escrito no es, entonces, una cuestión de darle un beneficio más vistoso al equipo. Es simplemente ordenar algo que la empresa ya está resolviendo de un modo u otro, con o sin política.
Quién paga qué: la base de cualquier política bleisure
El primer punto que cualquier política tiene que resolver es también el más concreto: qué gastos corresponden a la empresa y cuáles al empleado.
Gastos que razonablemente cubre la empresa
En la mayoría de los esquemas, la empresa cubre lo directamente asociado al motivo profesional del viaje: el traslado principal, calculado al valor que hubiera tenido si el regreso fuera en la fecha original de trabajo, el alojamiento durante las noches laborales, las comidas correspondientes a esos días y los costos propios de la actividad que motivó el viaje.
Gastos que razonablemente asume el empleado
Del otro lado, el alojamiento de las noches personales, las comidas y traslados durante esos días, y cualquier actividad de ocio quedan, en general, a cargo de quien viaja. Este principio es el que ya explicamos, desde la perspectiva individual, en la nota sobre cómo planificar una extensión bleisure, y es exactamente el mismo que la política de la empresa debe formalizar desde su propio lado.
Zonas grises frecuentes
El problema rara vez está en estos dos extremos, sino en el medio. ¿Quién absorbe la diferencia de tarifa cuando el vuelo de regreso más tarde cuesta más que el original? ¿Qué pasa si el empleado decide viajar en una clase superior aprovechando la extensión? ¿Se contempla algún gasto de un acompañante que viaje una parte del trayecto junto con el empleado, aunque no comparta habitación ni actividades? Ninguna de estas preguntas tiene una respuesta universal, pero sí conviene que cada empresa la responda una sola vez, por escrito, en lugar de negociarla cada vez que aparece.
Seguros y responsabilidad durante los días personales
Este es probablemente el punto que más empresas dejan sin resolver, y también el más delicado. La cobertura de un seguro de viaje corporativo durante la parte estrictamente laboral del viaje suele estar clara. Lo que no siempre está claro es qué ocurre durante los días personales agregados a continuación.
Especialistas en gestión de riesgo de viajes corporativos coinciden en un punto: cuando la empresa autorizó o financió alguna parte del viaje, su responsabilidad de cuidado hacia el empleado tiende a extenderse, en la práctica, a todo el trayecto, incluida la extensión personal, salvo que la política defina explícitamente dónde termina esa responsabilidad. Es justamente esa definición la que muchas políticas omiten, dejando una zona ambigua que ni protege del todo al empleado ni delimita con claridad la responsabilidad de la empresa.
Existen además marcos de referencia internacionales sobre gestión de riesgo en viajes de negocios, como la norma ISO 31030, que pueden servir de guía general para pensar esta responsabilidad de manera más estructurada. Pero ningún marco general reemplaza la verificación puntual: cada empresa debería confirmar directamente con su proveedor de seguros si la cobertura contratada incluye o excluye los días personales de una extensión bleisure, y bajo qué condiciones, en lugar de asumir una respuesta por defecto.
Acompañantes: qué conviene definir antes de que se pida
Cuando un empleado quiere viajar acompañado por su pareja, su familia u otras personas durante la extensión, conviene tener resueltas de antemano al menos tres cuestiones: quién asume el costo adicional que genera esa compañía (una habitación más grande, un asiento extra, actividades familiares), si existe alguna restricción razonable sobre el tipo de viaje en el que se permite sumar acompañantes, y si la cobertura de seguro y de responsabilidad de la empresa se extiende de algún modo a esas personas, lo cual en general no debería asumirse sin confirmarlo.
No hace falta una política extensa sobre este punto, pero sí una respuesta clara, porque es una de las situaciones donde más rápido aparece la ambigüedad si no se definió antes.
Días personales, aprobación y documentación
Formalizar un pedido de extensión bleisure no debería significar burocratizarlo. Alcanza con registrar, de manera simple, la fecha exacta en la que termina la parte laboral del viaje y comienza la parte personal, quién aprobó esa extensión y bajo qué condiciones.
Esa documentación mínima cumple dos funciones. Por un lado, deja trazabilidad ante cualquier auditoría de gastos posterior. Por otro, y quizás más importante, permite responder con precisión ante un imprevisto: si ocurre algo durante el viaje, saber exactamente en qué tramo se encontraba el empleado facilita enormemente la respuesta de la empresa, sea para activar un seguro, coordinar asistencia o simplemente entender qué corresponde cubrir y qué no.
Cambios de vuelo y alojamiento: quién gestiona qué
Conviene definir si el empleado gestiona por su cuenta el cambio de fecha de regreso y el alojamiento adicional, o si esas modificaciones pasan por el mismo canal que la reserva corporativa original. Ambas opciones son válidas, pero mezclarlas sin un criterio claro suele generar los problemas de trazabilidad mencionados en el punto anterior: reservas hechas por fuera del sistema de la empresa que terminan siendo invisibles para cualquier sistema de seguimiento de viajeros que la organización utilice.
Lo razonable es que la política indique con precisión cómo se calcula qué parte del nuevo costo corresponde a la empresa (el valor que hubiera tenido el regreso en la fecha original) y qué parte corresponde al empleado (la diferencia generada por el cambio), sin importar quién gestione materialmente la reserva.
Límites razonables sin volver rígida la política
Una política de bleisure demasiado abierta traslada toda la ambigüedad al momento de cada pedido puntual. Una política demasiado rígida, en cambio, corre el riesgo de no usarse nunca, o de usarse igual mediante acuerdos informales que la vuelven irrelevante en la práctica.
Entre esos dos extremos, algunos límites suelen funcionar razonablemente bien: una cantidad máxima de días de extensión sin necesidad de una aprobación especial, un plazo mínimo de anticipación para avisar el pedido, y una definición de qué tipos de viaje o de rol dentro de la empresa quedan comprendidos por la política. Ninguno de estos límites es universal, pero fijarlos evita que cada caso se negocie desde cero.
Qué hacer si todavía no existe una política formal
La mayoría de las empresas que reciben hoy un pedido de extensión bleisure no tienen, de hecho, ninguna política escrita al respecto. Mientras se redacta algo más completo, conviene al menos resolver de manera explícita, aunque sea de forma provisional, tres cosas: quién paga qué durante la extensión, si la cobertura de seguro de la empresa acompaña esos días adicionales, y qué información mínima debe registrarse sobre las fechas del viaje.
Comunicar ese criterio provisional, aunque sea en un correo o un mensaje interno, ya reduce buena parte del riesgo de trato desigual y de ambigüedad ante un imprevisto, mientras la política definitiva toma forma.
Una política de bleisure no es un beneficio, es una definición de reglas claras
La pregunta relevante para una empresa no es si el bleisure resulta positivo o no para su cultura interna. Esa es una discusión distinta, más vinculada a políticas de bienestar y retención. La pregunta concreta es otra: exista o no una política formal, cada uno de los puntos que repasamos en esta nota ya se está resolviendo de algún modo dentro de la organización, con mayor o menor criterio.
Escribirlo de manera explícita no elimina la flexibilidad que hace atractivo al bleisure ni para la empresa ni para quien viaja. Simplemente reemplaza la improvisación caso por caso por un criterio conocido de antemano, tanto para quien pide la extensión como para quien tiene que aprobarla.
Fuentes consultadas
- Sequoia, “Travel Risks: Why Employers’ Duty of Care Doesn’t Take Holidays”: consultora de beneficios y riesgo laboral, no una plataforma de reservas, sobre zonas grises de cobertura cuando el viaje personal se combina con el laboral.
- CapTrav, “Duty of Care in Employee Travel”: sobre el criterio de que la responsabilidad de la empresa tiende a extenderse a todo el tramo del viaje cuando alguna parte fue autorizada o financiada por ella, salvo que la política defina un límite explícito.
- Norma ISO 31030 (International Organization for Standardization), estándar internacional de gestión de riesgo en viajes de negocios, mencionada como marco de referencia general, no como sustituto de la verificación puntual con cada proveedor de seguros.
- Global Business Travel Association (GBTA), dato sectorial ya utilizado en la pieza anterior del cluster sobre la proporción de programas de viaje con política de bleisure formal (43%) o informal (28%).
Nota: las condiciones de cobertura de seguros, la responsabilidad legal de la empresa y el tratamiento fiscal de una extensión personal varían según país, proveedor y tipo de contrato laboral. Esta nota no reemplaza asesoramiento legal, contable o de seguros específico, y así se indicó explícitamente en el cuerpo del texto en los puntos donde correspondía.
